Erste Rechnung schreiben: selbstständig in Österreich

Bevor du auch nur eine Zeile schreibst, musst du eine Frage beantworten: Fällst du unter die Kleinunternehmerregelung? Seit 1. Jänner 2025 gilt: Wer im Jahr nicht mehr als 55.000 € brutto Umsatz macht, ist Kleinunternehmer nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG (davor lag die Grenze bei 35.000 € netto). Als Neugründer wirst du im ersten Jahr oft darunter liegen.

Für deine Rechnung bedeutet das: Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus – du verrechnest nur deinen Betrag, ohne 20 % USt obendrauf. Im Gegenzug hast du keinen Vorsteuerabzug für deine Einkäufe. Wenn du als Kleinunternehmer in Österreich eine Rechnung schreibst, gehört stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung darauf, zum Beispiel: „Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung)“.

Wichtig: Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt – allein deshalb, weil sie auf der Rechnung steht. Also erst klären, dann schreiben. Und behalte die Grenze im Blick: Überschreitest du sie um höchstens 10 %, bleibt die Befreiung noch bis zum Jahresende bestehen. Liegst du mehr als 10 % darüber, ist bereits der Umsatz steuerpflichtig, mit dem du die Toleranzgrenze von 60.500 € überschreitest – und jeder danach. Alle Umsätze davor, auch die zwischen 55.000 € und 60.500 €, bleiben steuerfrei.

Für Rechnungen über 400 € brutto verlangt § 11 UStG diese Angaben: dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung, der Tag der Lieferung oder der Leistungszeitraum, das Entgelt (netto) samt Steuersatz – bei Kleinunternehmern stattdessen der Hinweis auf die Steuerbefreiung –, der Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und deine UID-Nummer, sofern ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht. Bei über 10.000 € Gesamtbetrag kommt zusätzlich die UID deines Kunden dazu, wenn er Unternehmer ist.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto gibt es eine vereinfachte Variante: Da reichen Ausstellungsdatum, dein Name und deine Anschrift, Menge und Bezeichnung, der Tag der Lieferung, der Bruttobetrag und der Steuersatz – Empfängerdaten, UID und fortlaufende Nummer entfallen. Alle Punkte im Detail findest du im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich.

Die Rechnungsnummer klingt banal, ist aber die häufigste Anfängerfrage. Die Regel: fortlaufend und einmalig – jede Nummer gibt es nur ein Mal, und die Reihe hat keine Lücken. Ein einfaches Schema, das sich bewährt hat: R-2026-001, R-2026-002 und so weiter. So siehst du auf einen Blick das Jahr und die laufende Nummer, und im nächsten Jahr startest du sauber mit R-2027-001. Leg dir das Schema fest, bevor du die erste Rechnung schreibst – nachträglich umzustellen macht nur Chaos.

Die UID-Nummer bekommen reguläre Unternehmer vom Finanzamt – auf die Rechnung gehört sie, sofern ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht. Als Kleinunternehmer hast du in der Regel keine UID; du bekommst sie nur auf Antrag, zum Beispiel wenn du Waren aus der EU einkaufst. Fehlt dir die UID, weil du Kleinunternehmer bist, ist das auf der Rechnung kein Problem: Der Hinweis auf die Steuerbefreiung genügt.

Ohne Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig. In der Praxis schreibst du trotzdem ein Zahlungsziel drauf – üblich ist „zahlbar binnen 14 Tagen“. So gibt es keine Diskussion darüber, ab wann dein Kunde in Verzug ist. Zahlt er zu spät, stehen dir Verzugszinsen zu: zwischen Unternehmern 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB), gegenüber Privatkunden gesetzlich 4 %.

Verschick die Rechnung als PDF, nicht als Word-Datei: Im PDF kann niemand nachträglich Beträge verändern, und sie sieht auf jedem Gerät gleich aus. Danach heißt es aufbewahren: § 132 BAO verlangt, dass du Rechnungen 7 Jahre aufhebst – im Zusammenhang mit Grundstücken sogar bis zu 22 Jahre. Leg dir deshalb von Anfang an eine saubere Ablage an, in der du jede Rechnung über ihre Nummer wiederfindest.

Das war's: Kleinunternehmerfrage geklärt, Pflichtangaben drauf, Nummer vergeben, Zahlungsziel gesetzt, als PDF verschickt und abgelegt. Deine erste Rechnung steht – und die zweite geht schon deutlich schneller.