Ratgeber
Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich
Die Rechnung ist geschrieben, der Kunde wartet – und dann fehlt die UID-Nummer oder das Leistungsdatum. Was nach Kleinigkeit klingt, kann teuer werden. In diesem Ratgeber bekommst du die komplette Liste der Pflichtangaben nach § 11 UStG, dazu die Sonderfälle Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer und Bauleistungen – alles für Österreich, alles ohne Juristendeutsch.
Warum die Pflichtangaben zählen
Eine Rechnung ist mehr als ein Zettel mit einem Betrag drauf. Dein Geschäftskunde darf sich die ausgewiesene Umsatzsteuer nur dann als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen, wenn deine Rechnung formal vollständig ist. Fehlt eine Pflichtangabe, muss er dich um eine Korrektur bitten – und bis die kommt, wartet oft auch dein Geld.
Auch für dich selbst zählt jede Angabe: Bei einer Prüfung schaut das Finanzamt genau darauf, ob deine Ausgangsrechnungen den Vorgaben entsprechen. Sauber ausgestellte Rechnungen ersparen dir also Diskussionen auf beiden Seiten – mit dem Kunden und mit der Behörde.
Die vollständige Liste nach § 11 UStG
Diese zehn Angaben gehören auf jede Rechnung über 400 € brutto:
Dein Name und deine Anschrift
Der leistende Unternehmer muss eindeutig erkennbar sein – also dein Firmenname bzw. dein Name samt Geschäftsanschrift.
Name und Anschrift des Kunden
Der Leistungsempfänger gehört genauso vollständig auf die Rechnung wie du selbst.
Menge und Bezeichnung der Leistung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang deiner Leistung. „Diverse Arbeiten“ reicht nicht.
Tag der Lieferung bzw. Leistungszeitraum
Wann hast du geliefert oder gearbeitet? Bei längeren Arbeiten gibst du den Leistungszeitraum an, z. B. „3. bis 14. März“.
Entgelt und Steuersatz
Der Nettobetrag und der anzuwendende Steuersatz (Normalsatz in Österreich: 20 %) – bzw. ein Hinweis, falls eine Steuerbefreiung gilt.
Steuerbetrag
Die auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuer als eigener Betrag in Euro.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine Nummer, die du nur einmal vergibst – z. B. R-2026-001, R-2026-002 und so weiter.
Deine UID-Nummer
Sofern du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist. Die UID bekommst du als regulärer Unternehmer vom Finanzamt.
Über 10.000 € Gesamtbetrag: UID des Kunden
Bei Rechnungen über 10.000 € Gesamtbetrag zusätzlich die UID-Nummer deines Kunden – sofern dieser Unternehmer ist.
Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben
Word + PDF als Sofort-Download – nur E-Mail eintragen.
Kleinbetragsrechnung: bis 400 € brutto wird es einfacher
Für Rechnungen bis 400 € brutto erlaubt § 11 Abs 6 UStG eine vereinfachte Form. Es reichen: Ausstellungsdatum, dein Name und deine Anschrift, Menge und Bezeichnung der Leistung, Tag der Lieferung, der Bruttobetrag (Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe) sowie der Steuersatz.
Name des Kunden, UID-Nummer und fortlaufende Rechnungsnummer kannst du dir bei der Kleinbetragsrechnung sparen. Praktisch für die schnelle Reparatur zwischendurch – für alles darüber gilt die volle Liste von oben.
Sonderfall Kleinunternehmer: keine USt ausweisen
Bist du Kleinunternehmer nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG – seit 1.1.2025 liegt die Umsatzgrenze bei 55.000 € brutto pro Jahr –, weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört ein Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung, zum Beispiel: „Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung)“.
Achtung: Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt allein aufgrund der Rechnungslegung. Eine UID-Nummer hast du als Kleinunternehmer in der Regel keine – es gibt sie nur auf Antrag, etwa für Einkäufe in der EU. Und noch ein Detail zur Grenze: Überschreitest du sie um höchstens 10 %, bleibt die Befreiung bis zum Jahresende; bei mehr als 10 % wird bereits der überschreitende Umsatz steuerpflichtig.
Sonderfall Bauleistungen: Reverse Charge als Subunternehmer
Arbeitest du als Subunternehmer für einen Unternehmer, der selbst Bauleistungen erbringt oder damit beauftragt ist, greift § 19 Abs 1a UStG: Die Steuerschuld geht auf deinen Auftraggeber über. Du stellst die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und schreibst stattdessen den Hinweis „Übergang der Steuerschuld gemäß § 19 Abs 1a UStG“ darauf. Zusätzlich gehören die UID-Nummern beider Seiten auf die Rechnung.
Typischer Fall: Du verlegst als Elektriker die Leitungen für eine Baufirma auf deren Baustelle. Rechnest du dagegen direkt mit dem privaten Häuslbauer ab, bleibt alles beim Normalfall mit 20 % USt.
Aufbewahrung: sieben Jahre Minimum
Ausgestellte und erhaltene Rechnungen musst du nach § 132 BAO sieben Jahre aufbewahren. Bei Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken kann die Frist bis zu 22 Jahre betragen. Leg dir also von Anfang an ein System zurecht – ob Ordner oder digitale Ablage ist egal, Hauptsache vollständig und wiederauffindbar.
Du stehst gerade ganz am Anfang und schreibst deine allererste Rechnung? Dann schau dir auch unseren Schritt-für-Schritt-Ratgeber Erste Rechnung schreiben als Selbstständiger an – dort gehen wir den kompletten Ablauf von der Rechnungsnummer bis zum Zahlungsziel durch.
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