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Rechnungsvorlage Handwerker Österreich
Mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG – wahlweise mit 20 % USt oder als Kleinunternehmer-Variante ohne Umsatzsteuer.
Jetzt kostenlos herunterladen ↓Der Auftrag ist erledigt, der Kunde ist zufrieden – jetzt willst du dein Geld sehen. Dazwischen steht nur noch eine Sache: eine korrekte Rechnung. Mit dieser kostenlosen Rechnungsvorlage für Handwerker schreibst du sie in ein paar Minuten – als Word-Datei zum direkten Ausfüllen und als PDF zum Anschauen.
Die Vorlage ist für österreichische Betriebe aufgebaut und bringt alle Pflichtangaben nach § 11 UStG mit: Felder für deine Firmendaten und den Kunden, Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistung in einzelnen Positionen, den Liefer- bzw. Leistungszeitraum, Netto, 20 % USt und Bruttosumme sowie deine UID-Nummer. Dazu ein Feld für das Zahlungsziel – üblich ist „zahlbar binnen 14 Tagen“, denn ohne Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig.
Fehlt eine Pflichtangabe, kann das deinen Firmenkunden den Vorsteuerabzug kosten – und du läufst der Rechnungskorrektur hinterher. Deshalb gibt es hier gleich zwei Varianten: die Standard-Vorlage mit 20 % USt und eine eigene Version für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer-Ausweis. Wähl im Formular einfach die passende aus.
- Word (.docx) zum Ausfüllen + PDF
- Alle Pflichtangaben nach § 11 UStG vorbereitet
- Netto / 20 % USt / Brutto sauber getrennt
- Felder für Rechnungsnummer, Leistungszeitraum & Zahlungsziel
- Extra-Variante für Kleinunternehmer ohne USt
Rechnungsvorlage kostenlos laden
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Die wichtigsten Pflichtangaben auf einen Blick
Für Rechnungen über 400 € brutto schreibt § 11 UStG unter anderem diese Angaben vor – in der Vorlage ist für jede ein eigenes Feld vorgesehen:
Name & Anschrift
Von dir als leistendem Unternehmer und von deinem Kunden – beides muss auf die Rechnung.
Leistungsbeschreibung
Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung – am besten als einzelne Positionen.
Liefer- bzw. Leistungszeitraum
Der Tag der Lieferung oder der Zeitraum, in dem du die Arbeit erbracht hast.
Entgelt, Steuersatz & Steuerbetrag
Netto-Entgelt mit anzuwendendem Steuersatz (bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung) und der USt-Betrag.
Datum & fortlaufende Nummer
Ausstellungsdatum plus eine Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
UID-Nummer
Deine UID, sofern ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht. Bei über 10.000 € Gesamtbetrag auch die UID des Kunden, wenn er Unternehmer ist.
Alle zehn Pflichtangaben im Detail – samt Kleinbetragsrechnung und Reverse Charge bei Bauleistungen – findest du im Ratgeber: Pflichtangaben für Rechnungen in Österreich
Kleinunternehmer? Dann gehört keine USt auf die Rechnung
Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst (§ 6 Abs 1 Z 27 UStG), bist du von der Umsatzsteuer befreit. Seit 1. Jänner 2025 liegt die Umsatzgrenze bei 55.000 € brutto pro Jahr – davor waren es 35.000 € netto. Für deine Rechnung heißt das: kein Netto-USt-Brutto-Block, keine 20 % – du stellst nur den Gesamtbetrag in Rechnung. Im Gegenzug hast du keinen Vorsteuerabzug: Die USt, die du selbst für Material und Werkzeug zahlst, holst du dir nicht zurück.
Statt des Steuerausweises gehört ein Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung. Bewährt hat sich die Formulierung:
„Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung)“
Wichtig: Weist du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie kraft Rechnungslegung – du musst sie also ans Finanzamt abführen. Und falls du über die Grenze rutschst: Seit 2025 bleibt die Befreiung bis zum Jahresende bestehen, solange du sie um maximal 10 % überschreitest. Liegst du mehr als 10 % darüber, wird bereits der überschreitende Umsatz – und alles danach – steuerpflichtig.
Genau dafür gibt es im Formular oben die eigene Vorlagen-Variante „Kleinunternehmer – ohne USt“: gleiches Layout, gleiche Positionen, aber ohne USt-Zeile und mit dem fertigen Befreiungs-Hinweis.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Handwerker-Rechnung in Österreich enthalten?
Bei Rechnungen über 400 € brutto verlangt § 11 UStG: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung, Tag der Lieferung bzw. Leistungszeitraum, das Entgelt (netto) mit Steuersatz, den Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und deine UID-Nummer (sofern ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht). Bei über 10.000 € Gesamtbetrag zusätzlich die UID deines Kunden, wenn er Unternehmer ist. Die Vorlage hat für all das fertige Felder.
Ist eine Rechnung ohne UID-Nummer gültig?
Als Kleinunternehmer ja: Du hast in der Regel gar keine UID-Nummer (nur auf Antrag, etwa für EU-Einkäufe) – deine Rechnung ist trotzdem gültig, wenn der Hinweis auf die Steuerbefreiung draufsteht. Als regulärer Unternehmer bekommst du die UID vom Finanzamt und musst sie auf der Rechnung angeben, sofern ein Recht auf Vorsteuerabzug besteht.
Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 400 €?
Bis 400 € brutto reicht eine vereinfachte Rechnung (§ 11 Abs 6 UStG): Ausstellungsdatum, dein Name und deine Anschrift, Menge und Bezeichnung der Leistung, Tag der Lieferung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (also der Bruttobetrag) sowie der Steuersatz. Kundendaten, UID und fortlaufende Rechnungsnummer sind hier nicht nötig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Sieben Jahre (§ 132 BAO) – das gilt für ausgestellte wie für erhaltene Rechnungen. Bei Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken kann die Frist bis zu 22 Jahre betragen. Leg dir also von Anfang an eine saubere Ablage an, digital oder auf Papier.
Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Ja. § 11 UStG verlangt eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird. Ein einfaches Schema wie R-2026-001, R-2026-002 reicht völlig – wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt und die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer trotzdem USt ausweise?
Dann schuldest du die ausgewiesene Umsatzsteuer kraft Rechnungslegung – du musst sie ans Finanzamt abführen, obwohl du eigentlich steuerbefreit bist. Nimm deshalb die Kleinunternehmer-Variante der Vorlage: Sie weist keine USt aus, sondern enthält den Hinweis „Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung)“.
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